La société INSURED Services S.A.S, 12 rue Saint Antoine du T, 31000 TOULOUSE est soucieuse de la protection de la vie privée et des données de ses contacts (utilisateurs de ses sites et plateformes internet, contacts établis dans le cadre de rencontres professionnelles, dossiers, missions, partenariats, prestations, candidatures etc.).
Ainsi, INSURED Services veille à adopter et respecter une politique de traitement des données conforme à la réglementation en vigueur ce pourquoi elle désigne le responsable de traitement à l'égard des Données Personnelles qu'elle reçoit en lien avec les services fournis dans le cadre de l'engagement approprié auprès de ses clients.
A ce titre, INSURED Services, respecte le droit européen applicable en matière de protection des données personnelles, et, en particulier, le Règlement Général européen sur la Protection des Données Personnelles n°2016/679 du 27 avril 2016 (dit « RGPD / GDPR »), ainsi que toutes les règles de droit national prises en application de celui-ci, à titre subsidiaire, et pouvant trouver à s’appliquer selon les cas.
La présente Charte de Protection des Données Personnelles (la « Charte ») a pour objet d’informer de manière claire, simple et complète les personnes concernées (« vous » ou « votre/vos ») sur la manière dont INSURED Services, en sa qualité de responsable de traitement, collecte et utilise des données à caractère personnel vous concernant (« les données personnelles ») et sur les moyens dont vous disposez pour contrôler cette utilisation et exercer vos droits s’y rapportant.
A quelles occasions vos données personnelles sont-elles collectées ?
INSURED Services recueille les données personnelles que vous nous fournissez ou reçues via votre intermédiaire d’assurance, votre conseil ou représentant légal et ce pour les finalités précisées ci-dessous dans le cadre notamment de rencontres professionnelles, de dossiers d’assurance, de partenariats, de candidatures, de votre venue dans nos locaux, de votre fréquentation de nos sites et pages web ainsi que de votre utilisation de ses services en ligne.
Les données personnelles déclaratives sont celles que vous fournissez via des formulaires, qu’ils soient dématérialisés sur les sites internet, sous format papier ou en réponse à des questions qui vous sont posées par des membres de la société.
INSURED Services prend en compte les principes de minimisation des données, de protection des données dès la conception et de protection des données par défaut. En conséquence, sont collectées des informations pertinentes, adéquates et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
Quelles catégories de données sont traitées ?
INSURED Services à vocation à fournir des prestations d’assurance à votre profit ou celui de tiers.
Selon le type de finalité poursuivie, les catégories de données sont les suivantes :
- • Données d’identification personnelles (nom, prénom, adresse, date de naissance, sexe, nationalité, documents d’identité, signature…).
- • Données d’identification électronique en cas d’accès octroyés à des applications INSURED Services (adresse IP, adresse email…).
- • Données financières (numéro de compte, revenus…).
- • Données relatives au statut civil ou professionnel (état civil, profession…).
- • Données relatives aux biens et risques couverts
- • Données relatives aux contrats souscrits (numéro de contrat, garanties, exclusions, avenants et changements effectués…).
- • Données relatives aux sinistres causés ou subis par vous ou les autres assurés ainsi que les données d’éventuels tiers.
Comment obtenons-nous et utilisons-nous vos données personnelles ?
Vos données personnelles sont traitées par INSURED Services dans les cas permis par la réglementation applicable, et en particulier dans les conditions suivantes :
- • lorsque vous avez manifesté un consentement libre, spécifique, éclairé et univoque concernant le traitement de vos données personnelles (ex. : souscription à des informations thématiques, inscription à un événement…)
- • lorsque cela est nécessaire à l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles prises à votre demande (ex. : candidature, étude ou souscription d’un contrat d’assurance…) ;
- • pour le respect des obligations légales ou réglementaires d’ INSURED Services (ex. : lutte contre le blanchement et le terrorisme ) ;
- • lorsque les intérêts légitimes d’ INSURED Services peuvent être de nature à justifier un traitement par elle (ex. : mesures de sécurité informatique).
Des mentions informatives conformes au droit applicable sont prévues dans chaque cas.
Il est ici précisé que pour les mineurs de moins de 18 ans, ce consentement doit être donné ou autorisé par le titulaire de la responsabilité parentale. Si ce dernier découvre que des Données Personnelles du mineur concerné ont été confiées à INSURED Services sans son consentement, il pourra demander à INSURED Services de supprimer ces Données Personnelles en suivant la procédure décrite dans la présente Charte.
Dans le cadre énuméré ci-dessus, nous collectons et traitons vos données personnelles uniquement pour les finalités suivantes :
- • l’évaluation du risque à assurer par votre contrat,
- • la gestion de la relation commerciale avec vous, avec votre intermédiaire en assurance ou avec des partenaires commerciaux via Internet et les réseaux sociaux en ce compris la promotion de nos services.
- • La gestion de votre contrat d’assurance et les informations relatives aux sinistres pour gestion par la compagnie d’assurance ou son mandataire.
- • L’envoi d’informations relatives à votre situation d’assurances.
- • La surveillance du portefeuille d’assurance de notre société.
- • La prévention des abus et des fraudes à l’assurance.
- • participer à des enquêtes de satisfaction, analyses et statistiques afin d’améliorer nos produits et services ainsi que la connaissance de nos clients et prospects ;
- • souscrire et recevoir des informations thématiques (documentation, invitations, rapports d’activité, etc.) ;
- • traiter votre candidature à un poste ;
- • améliorer votre expérience-client, traitement des réclamations.
INSURED Services est également susceptible d’utiliser vos données personnelles à des fins administratives ou pour tout autre objectif imposé par la législation en vigueur.
Qui sont les destinataires de vos données personnelles ?
Vos données personnelles étant confidentielles, seules les personnes dûment habilitées par INSURED Services peuvent accéder à vos données personnelles, sans préjudice de leur éventuelle transmission aux organes chargés d’une mission de contrôle ou d’inspection conformément à la règlementation applicable.
Toutes les personnes ayant accès à vos données personnelles sont tenues par une obligation de confidentialité. Ces personnes comprennent les personnels (commerciaux, comptabilité, service juridique et compliance, personnel administratif, audit interne et département informatique) habilités au sein de la société et de ses affiliés. Dans le cadre des finalités précitées, nous partageons aussi nos données avec votre intermédiaire d’assurance, nos auditeurs, les compagnies d’assurance avec lesquelles vous êtes assurés, des experts, des conseillers juridiques, les administrations Françaises ou étrangères compétentes. Il est également possible que nos prestataires soient également amenés à traiter des données personnelles strictement nécessaires à la réalisation des prestations que nous leur confions.
Comment la sécurité de vos données personnelles est-elle préservée ?
Vos données sont traitées par INSURED Services. INSURED Services veille à protéger et sécuriser vos données personnelles afin d’assurer leur confidentialité et empêcher qu’elles ne soient déformées, endommagées, détruites ou divulguées à des tiers non autorisés.
Lorsque la divulgation de données à des tiers est nécessaire et autorisée, INSURED Services s’assure que ces tiers garantissent aux données concernées le même niveau de protection que celui leur étant offert par INSURED Services, et exige des garanties contractuelles afin que notamment, les données soient exclusivement traitées pour les finalités que vous avez préalablement acceptées, avec la confidentialité et la sécurité requises.
Bien qu’INSURED Services prenne les mesures raisonnables pour protéger vos données personnelles, aucune technologie de transmission ou de stockage n’est totalement infaillible.
Conformément à la réglementation européenne applicable, en cas d’atteinte avérée aux Données Personnelles susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées, INSURED Services s’engage à communiquer cette violation à l’autorité de contrôle compétente et, lorsque cela est exigé par ladite réglementation, aux personnes concernées (de manière individuelle ou générale selon les cas).
Combien de temps vos données personnelles sont-elles conservées ?
INSURED Services conserve vos données personnelles pour le temps nécessaire à l’accomplissement des finalités poursuivies et aussi longtemps qu’une loi le requiert, sous réserve des possibilités légales d’archivage, d’obligations de conservation de certaines données, et/ou d’anonymisation soit 5 ans à compter de la fin du contrat (délai de prescription de droit commun).
En ce qui concerne les données personnelles des candidats (recrutement) : durée nécessaire au traitement de la candidature et, en cas d’issue négative, 3 ans après le dernier contact (sauf accord du candidat pour une durée plus longue).
Quels sont vos droits sur vos données personnelles et comment les exercer ?
Vos Droits
Sous réserve des limites prévues par la réglementation en vigueur, Vous disposez à l’égard de vos données personnelles des droits suivants :
Droit d’information sur le traitement de vos données personnelles
INSURED Services s’efforce de vous offrir une information concise, transparente, compréhensible et aisément accessible en des termes clairs et simples, sur les conditions du traitement de vos données personnelles.
Droit d’accès, de rectification et à l’effacement (ou « droit à l’oubli ») de vos données personnelles
Le droit d’accès vous permet d’obtenir auprès d’INSURED Services la confirmation que vos données personnelles sont ou non traitées, et les conditions de ce traitement, ainsi que d’en recevoir une copie électronique (pour toute copie supplémentaire, INSURED Services est en droit d’exiger le paiement éventuel de frais raisonnables basés sur les coûts administratifs occasionnés).
Vous avez également le droit d’obtenir d’INSURED Services, dans les meilleurs délais (et par défaut, à 30 jours), la rectification de vos données personnelles.
Enfin, sous réserve des exceptions prévues par le droit applicable (ex. : conservation nécessaire pour respecter une obligation légale), vous avez le droit de demander à INSURED Services l’effacement, dans les meilleurs délais, de vos Données Personnelles, lorsque l’un des motifs suivants s’applique :
- • Vos données personnelles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou autrement traitées ;
- • Vous souhaitez retirer votre consentement sur lequel était fondé le traitement de vos données personnelles et il n’existe pas d’autre fondement justifiant ce traitement ;
- • Vous considérez et pouvez établir que vos données personnelles ont fait l’objet d’un traitement illicite ;
- • Vos données personnelles doivent être effacées en vertu d’une obligation légale.
- • Droit à la limitation du traitement de vos données personnelles
La réglementation applicable prévoit que ce droit peut être invoqué dans certains cas, en particulier les suivants :
- • lorsque vous contestez l’exactitude de vos données personnelles;
- • lorsque vous considérez et pouvez établir que le traitement des données personnelles est illicite mais que vous vous opposez à l’effacement des données personnelles et exigez à la place la limitation du traitement;
- • lorsque INSURED Services n’a plus besoin de vos données personnelles mais que celles-ci vous sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense des droits en justice ;
Lorsque vous vous opposez au traitement qui serait fondé sur l’intérêt légitime du responsable de traitement, pendant la vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes poursuivis par le responsable du traitement prévalent sur ceux de la personne concernée.
Droit à la portabilité des données personnelles
Lorsque le traitement est fondé sur votre consentement ou un contrat, ce droit à la portabilité vous permet de recevoir les données personnelles que Vous avez fournies à INSURED Services dans un format structuré, couramment utilisé, et de transmettre ces données personnelles à un autre responsable de traitement sans qu’INSURED Services y fasse obstacle.
Lorsque cela est techniquement possible, vous pouvez demander que ces données personnelles soient directement transmises à un autre responsable de traitement par INSURED Services.
Droit de retrait du consentement au traitement des données personnelles
Lorsque INSURED Services traite vos données personnelles sur la base de votre consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment en utilisant les moyens mis à votre disposition à cet effet. En revanche, et conformément au droit applicable, le retrait de votre consentement ne vaut que pour l’avenir et ne saurait donc remettre en cause la licéité du traitement effectué avant ce retrait.
Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle
Si malgré les efforts d’INSURED Services pour préserver la confidentialité de vos données personnelles, vous estimiez que vos droits ne sont pas respectés, vous bénéficiez de la faculté d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle. Une liste des autorités de contrôle est disponible sur le site internet de la Commission européenne.
Droit de décider du sort de vos données personnelles après votre mort
Enfin, vous avez le droit d’organiser le sort de vos données personnelles post-mortem par l’adoption de directives générales ou particulières. INSURED Services s’engage à respecter ces directives. En l’absence de directives, INSURED Services reconnait aux héritiers la possibilité d’exercer certains droits, en particulier le droit d’accès, s’il est nécessaire pour le règlement de la succession du défunt ; et le droit d’opposition pour procéder à la clôture des comptes utilisateurs du défunt et s’opposer au traitement de leurs données.
Modalités d’exercice de vos droits
Pour toute question relative à la présente Charte et/ou pour exercer vos droits tels que décrits ci-dessus, vous pouvez vous adresser à INSURED Services, par voie électronique ou postale, en envoyant un courrier accompagné d’une copie de tout document d’identité à :
INSURED Services 12 rue Saint Antoine du T 3100 TOULOUSE (en précisant le/s droit/s que vous souhaitez exercer).
INSURED Services s’engage à vous répondre dans les meilleurs délais, et en tout état de cause, dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande.
Au besoin, ce délai pourra être prolongé de deux mois, compte tenu de la complexité et du nombre de demandes adressées à INSURED Services. Dans ce cas, vous serez informé de cette prolongation et des motifs du report.
Si votre demande est présentée sous forme électronique, les informations Vous seront également fournies par voie électronique lorsque cela est possible, à moins que Vous ne demandiez expressément qu’il en soit autrement.
Toute plainte concernant le traitement des données personnelles peut être envoyée aux adresses postales et de courriels mentionnés ci-dessus
Droit applicable et Tribunal compétent
La présente Charte est soumise au droit Français.